Si alguna vez te has preguntado cómo establecer reglas específicas para los datos que se ingresan en Excel, estás en el lugar correcto. En este artículo, vamos a recorrer cómo crear reglas de validación de datos personalizadas en Excel. Aprenderás a permitir solo ciertos tipos de datos, como números o textos específicos, y a evitar duplicados. ¡Vamos a ello!
Creando Reglas de Validación Personalizadas
Excel ofrece una variedad de reglas de validación predeterminadas para números, fechas y textos, pero a menudo necesitas algo más específico. Para crear una regla de validación personalizada, sigue estos pasos:
- Selecciona las celdas que deseas validar.
- Abre el cuadro de diálogo de Validación de Datos haciendo clic en el botón en la pestaña Datos o presionando Alt > D > L.
- En la pestaña Configuración, selecciona Personalizado en el cuadro Permitir y escribe tu fórmula en el cuadro Fórmula.
- Haz clic en Aceptar.
También puedes añadir un mensaje de entrada y una alerta de error que se mostrarán al seleccionar la celda o ingresar datos inválidos.
Validar Solo Números
Quizás te sorprenda que Excel no tenga una opción directa para permitir solo números en celdas específicas. Pero no te preocupes, puedes usar una fórmula personalizada con la función ISNUMBER. Por ejemplo:
=ISNUMBER(C2)
Aquí, C2 es la celda superior de tu rango. Esta función permite cualquier tipo de valor numérico, incluyendo enteros y decimales.
Validar Solo Texto
Si tu objetivo es permitir únicamente entradas de texto en un rango de celdas, utiliza la función ISTEXT. Por ejemplo:
=ISTEXT(D2)
Donde D2 es la celda superior de tu rango. Esto asegurará que solo se ingresen textos.
Validar Texto Que Comienza Con Caracteres Específicos
Para asegurar que todos los valores en un rango comiencen con un carácter específico, utiliza la función COUNTIF con un carácter comodín:
COUNTIF(celda, "texto*")
Por ejemplo, si quieres que todos los ID de pedidos en la columna A comiencen con «AA-«, puedes usar:
=COUNTIF(A2, "AA-*")
Usando Múltiples Prefijos
Si necesitas validar múltiples prefijos, simplemente suma varias funciones COUNTIF:
=COUNTIF(A2, "AA-*") + COUNTIF(A2, "BB-*")
Validación Sensible a Mayúsculas
Si te importa la capitalización, utiliza EXACT junto con LEFT para crear una fórmula que sea sensible a la capitalización:
=EXACT(LEFT(A2, 3), "AA-")
Permitir Entradas que Contengan Texto Específico
Para validar que las celdas contengan texto específico en cualquier parte, combina la función ISNUMBER con SEARCH (insensible a mayúsculas) o FIND (sensible a mayúsculas):
- Insensible a mayúsculas:
=ISNUMBER(SEARCH("texto", A2)) - Sensible a mayúsculas:
=ISNUMBER(FIND("texto", A2))
Permitir Solo Entradas Únicas
Si necesitas asegurarte de que no haya duplicados en una columna, puedes usar la función COUNTIF para permitir solo entradas únicas:
=COUNTIF(rango, celda_superior) <= 1
Por ejemplo, para verificar que los ID de pedidos en A2 a A6 sean únicos, usa:
=COUNTIF($A$2:$A$6, A2) <= 1
Formularios de Validación para Fechas y Horas
Excel tiene criterios predeterminados para validar fechas, pero si necesitas más control, puedes crear tus propias reglas personalizadas. Aquí te muestro cómo hacerlo:
Permitir Fechas Entre Dos Fechas
Para limitar las entradas a un rango de fechas específico, podrías utilizar:
=AND(celda >= fecha_inicio, celda <= fecha_fin)
Permitir Solo Días Laborales o Fines de Semana
Usa la función WEEKDAY para permitir solo días laborales o fines de semana:
Solo días laborales: =WEEKDAY(celda, 2) < 6
Solo fines de semana: =WEEKDAY(celda, 2) > 5
Validar Fechas Basadas en la Fecha Actual
Si quieres usar la fecha de hoy como base, utiliza la función TODAY:
=TODAY()
Validar Tiempos Basados en la Hora Actual
Para validar datos basados en la hora actual, usa NOW:
=NOW()
Solucionando Problemas con las Reglas de Validación
Si descubres que tu regla de validación no funciona, revisa estos puntos:
- Verifica que la fórmula sea correcta.
- Asegúrate de que no refiera a celdas vacías.
- Confirma que uses las referencias de celda adecuadas.
Verifica la Fórmula de Validación
Prueba tu fórmula en una celda para asegurarte de que no devuelve errores.
Referencias de Celda
Recuerda que las referencias en tu fórmula deben ser relativas o absolutas según lo que necesites. Por ejemplo, si utilizas referencias absolutas, asegúrate de que se mantengan fijas al arrastrar la fórmula.
Y así es como puedes manejar la validación de datos en Excel de manera efectiva. Si tienes más dudas o quieres profundizar, ¡no dudes en seguir explorando!