¿Te parece que aprender a usar fórmulas en Microsoft Excel puede ser complicado? ¡Para nada! Este tutorial está diseñado para mostrarte lo más básico sobre las fórmulas de Excel, de manera sencilla y con pasos claros. También encontrarás ejemplos más avanzados para aquellos que ya tienen un poco más de experiencia. Te sorprenderá lo fácil que es realmente crear fórmulas en Excel.
Si te preguntan de qué se trata Microsoft Excel, ¿cuál sería tu respuesta? Exacto, se trata de gestionar y manipular números. Con Excel puedes calcular porcentajes, intereses compuestos, sumar o contar celdas bajo ciertos criterios, obtener promedios e incluso calcular la desviación estándar de un conjunto de valores. Todo esto se logra utilizando fórmulas en Excel.
En este artículo, vamos a descubrir cómo crear y utilizar fórmulas en Excel. Y como la mejor manera de aprender es practicando, también te mostraré varios ejemplos de fórmulas para que sea más fácil comprenderlo. Aquí tienes un resumen de los temas que vamos a tratar:
Fundamentos de las fórmulas en Microsoft Excel
En Excel, una fórmula es una ecuación que realiza cálculos en tus hojas de trabajo. Aunque Microsoft ha añadido varias funciones con el tiempo, el concepto de las fórmulas sigue siendo el mismo en las distintas versiones de Excel, ya sea 2016, 2013, 2010, 2007 o versiones anteriores.
- Las fórmulas en Excel siempre comienzan con un signo igual (=).
- Después del signo igual, puedes escribir una operación o una función. Por ejemplo, para sumar los valores de las celdas B1 a B5, puedes:
- Escribir toda la operación:
=B1+B2+B3+B4+B5 - Utilizar la función SUMA:
=SUMA(B1:B5)
- Escribir toda la operación:
- Presiona la tecla Enter para completar la fórmula. ¡Y eso es todo!
Componentes de las fórmulas en Microsoft Excel
Al crear una fórmula en Excel, puedes utilizar diversos elementos para proporcionar los datos de origen y definir qué operaciones se deben realizar. Dependiendo del tipo de fórmula que estés creando, puede incluir algunos o todos los siguientes componentes:
- Constantes: números o valores de texto que introduces directamente, como
=2*3. - Referencias de celdas: hace referencia a una celda que contiene el valor que quieres usar en tu fórmula, por ejemplo:
=SUMA(A1, A2, B5).Para referirte a datos en dos o más celdas contiguas, utiliza una referencia de rango, como A1:A5. Por ejemplo, para sumar todos los valores entre A1 y A5, utiliza esta fórmula:
=SUMA(A1:A5). - Nombres: nombres definidos para un rango de celdas, constante, tabla o función, por ejemplo,
=SUMA(mi_nombre). - Funciones: fórmulas predefinidas en Excel que realizan cálculos utilizando los valores que se les proporcionan como argumentos.
- Operadores: símbolos especiales que indican el tipo de operación o cálculo a realizar.
Operadores en las fórmulas de Excel
Para indicar a Excel qué tipo de operación deseas realizar en una fórmula, debes utilizar símbolos especiales llamados operadores. Hay 4 tipos de operadores en Excel:
Uso de operadores aritméticos en las fórmulas de Excel
Estos operadores se utilizan para llevar a cabo operaciones matemáticas básicas, como suma, resta, multiplicación y división.
| Operador | Significado | Ejemplo de fórmula |
| + (signo más) | Suma | =A2+B2 |
| – (signo menos) | Resta Negación (invertir el signo) |
=A2-B2=-A2 (cambia el signo del valor en A2) |
| * (asterisco) | Multiplicación | =A2*B2 |
| / (barra inclinada) | División | =A2/B2 |
| % (signo de porcentaje) | Porcentaje | =A2*10%(devuelve el 10% del valor en A2) |
| ^ (caret) | Exponencial (potencia) | =A2^3(eleva el número en A2 a la potencia de 3) |
Por ejemplo, si tienes un precio de artículo en la celda A2 y el IVA en la celda B2, puedes calcular el monto del IVA usando la siguiente fórmula de porcentaje: =A2*B2.
Operadores de comparación en las fórmulas de Excel
En las fórmulas de Excel, los operadores de comparación se utilizan para comparar dos valores. El resultado de la comparación siempre será un valor lógico de VERDADERO o FALSO. Los siguientes operadores lógicos están disponibles en Excel:
| Operador de comparación | Significado | Ejemplo de fórmula |
| = | Igual a | =A2=B2 |
| <> | No igual a | =A2<>B2 |
| > | Mayor que | =A2>B2 |
| < | Menor que | =A2<B2 |
| >= | Mayor o igual a | =A2>=B2 |
| <= | Menor o igual a | =A2<=B2 |
Por ejemplo, la fórmula =A1=B1 devuelve VERDADERO si las celdas A1 y B1 contienen el mismo valor (número, texto o fecha), o FALSO en caso contrario.
Para más información y ejemplos sobre el uso de operadores de comparación en las fórmulas de Excel, consulta el siguiente tutorial: Operadores lógicos en Excel – igual a, no igual a, mayor que, menor que.
Operador de concatenación de texto
El operador de concatenación de texto en Excel es el símbolo ampersand (&). Puedes usarlo para unir dos o más cadenas de texto en una sola.
Por ejemplo, si tienes códigos de países en la columna A y números de teléfono en la columna B, puedes usar la siguiente fórmula para combinar los números de teléfono con los códigos de país:
=A1&" "&B1
En la fórmula anterior, concatenamos un espacio » » entre los números para que sean más legibles.
El mismo resultado se puede lograr usando la función CONCATENAR, que se explica en el siguiente tutorial: Cómo combinar cadenas de texto, celdas y columnas en Excel.
Operadores de referencia en las fórmulas y funciones de Excel
Para proporcionar rangos a las fórmulas de Excel y separar argumentos en las funciones, se utilizan los siguientes operadores.
Dos puntos (:) – es un operador de rango que te permite hacer una referencia para múltiples celdas situadas entre dos celdas que especifiques.
Por ejemplo, el rango A1:A100 incluye 100 celdas desde A1 hasta A100. Para hallar el promedio de esas 100 celdas, usarías la siguiente fórmula:
=PROMEDIO(A1:A100)
También puedes referirte a la columna completa (A:A) o a la fila completa (1:1). Por ejemplo, la siguiente fórmula calcula el total de todos los números en la columna A: =SUMA(A:A).
Coma (,) – se utiliza para separar argumentos en las fórmulas de Excel. Por ejemplo, la fórmula =SI(A1>0, "bueno", "malo") se lee así: si A1 es mayor que cero, devuelve «bueno», de lo contrario «malo».
Nota. La coma es el separador de lista por defecto en América del Norte y algunos otros países. En los países europeos, la coma se reserva como símbolo decimal y el separador de lista generalmente se establece en punto y coma (;). En este caso, debes separar los argumentos de una función con punto y coma, por ejemplo:
=SI(A1>0; "bueno"; "malo")
Así que, si intentas crear una fórmula en tu hoja de cálculo, pero Excel no la acepta y muestra un error de «fórmula no válida», ve a la configuración regional (Panel de Control > Región e Idioma > Ajustes Adicionales) y verifica qué símbolo se ha establecido como separador de lista. Es ese símbolo el que debes usar para separar argumentos en tus fórmulas de Excel.
Espacio – es un operador de intersección que te permite obtener la(s) celda(s) común(es) a las dos referencias que especifiques. Por ejemplo, si tienes una lista de artículos en la columna A y algunos datos relacionados en otras columnas, puedes obtener un valor en la intersección de una columna y fila dada usando una fórmula como esta:
=B3:D3 C2:C4
Para un ejemplo práctico de una fórmula real, consulta cómo realizar una búsqueda bidireccional en Excel usando rangos con nombre y el operador de espacio.
Tipos de fórmulas en Excel
Las fórmulas que creas en tus hojas de cálculo de Excel pueden ser simples o complejas:
- Fórmulas simples: realizan solo una operación matemática, por ejemplo
=10*5o=SUMA(A1:A10). - Fórmulas complejas: incluyen más de un cálculo, por ejemplo
=10*5+20o=SUMA(A1:A10)/2.
Más adelante en este tutorial, encontrarás los pasos detallados para hacer ambos tipos de fórmulas en Excel.
Cómo crear fórmulas en Excel
Como ya se mencionó, cualquier fórmula de Excel comienza con el signo igual (=). Así que, independientemente de la fórmula que quieras escribir, empieza escribiendo = ya sea en la celda de destino o en la barra de fórmulas de Excel. Ahora, veamos más de cerca cómo puedes hacer diferentes fórmulas en Excel.
Cómo crear fórmulas simples en Excel
Aunque las fórmulas simples en Excel realizan solo un cálculo, puedes hacerlo de muchas maneras diferentes. Puedes proporcionar los datos de origen como constantes, referencias de celdas o nombres definidos, y realizar cálculos utilizando operadores matemáticos o funciones de Excel. Para los pasos detallados, consulta los siguientes recursos:
Cómo crear fórmulas avanzadas en Excel
Cuando tengas algo de experiencia con las fórmulas simples, quizás quieras realizar varios cálculos dentro de una sola fórmula. Los siguientes ejemplos te mostrarán cómo hacerlo.
Creando fórmulas complejas con constantes y operadores matemáticos
Para que una fórmula compleja en Excel calcule correctamente, ciertas operaciones deben realizarse antes que otras. El orden predeterminado de operaciones en las fórmulas de Excel es el siguiente:
- Operaciones matemáticas entre paréntesis
- Potencias (cálculos exponenciales)
- Multiplicación y división, según aparezcan primero en la fórmula
- Suma y resta, según aparezcan primero en la fórmula
Por ejemplo, puedes usar las siguientes fórmulas para calcular el total y la comisión:
Total fórmula: =$B2*$D2+$B2*$D2*$C2
- 1ª multiplicación: $B2*$D2 (precio*qty. = monto)
- 2ª y 3ª multiplicaciones: $B2*$D2*$C2 (precio*qty.*IVA % = monto del IVA)
- Adición: monto + monto del IVA = total
Fórmula de comisión: =($B2*$D2+$B2*$D2*$C2)*10%
Para calcular el 10% de comisión, debes multiplicar el total por el 10%, así que cierras el cálculo anterior entre paréntesis y obtienes el resultado que deseas.
Por supuesto, nada impide que multipliques el total ya calculado en la columna E por el 10%, en cuyo caso la fórmula se reduciría a un simple cálculo =E2*10%. Sin embargo, en hojas de cálculo grandes, tiene sentido escribir fórmulas calculadas de forma independiente, para que eliminar una columna con una fórmula no rompa las otras.
Fórmulas de Excel con funciones anidadas
En las fórmulas de Excel, anidar una función dentro de otra significa usar una función como argumento de otra función. En las versiones modernas de Excel 2016, 2013, 2010 y 2010, puedes usar hasta 64 funciones anidadas. En versiones anteriores de Excel 2003 y anteriores, solo se permiten hasta 7 niveles de funciones.
Un ejemplo muy simple de una fórmula anidada en Excel que incluye la función SUMA para encontrar el total y la función REDONDEAR para redondear ese número al entero más cercano (0 decimales) sería:
=REDONDEAR(SUMA(B2:B6),0)
De todas las funciones de Excel, la función SI es la que más se anida. Como probablemente ya sabes, la función SI se utiliza para evaluar una condición específica y devolver un valor cuando la condición se cumple, y otro valor cuando no se cumple. Sin embargo, a menudo te encontrarás en situaciones donde hay más de dos posibles resultados. En este caso, puedes escribir varias funciones SI y anidarlas:
Para una explicación detallada de la sintaxis de SI anidado y ejemplos avanzados de fórmulas, consulta el siguiente tutorial: Usar funciones SI anidadas en Excel.
Fórmulas de matriz en Excel
Las fórmulas de matriz en Excel son un nivel avanzado. Una sola fórmula de matriz puede realizar miles de cálculos y reemplazar cientos de fórmulas habituales. Aprender sobre fórmulas de matriz definitivamente requiere tiempo y esfuerzo, pero vale la pena.
Como este tutorial está destinado a principiantes, no te abrumaré con definiciones de constantes de matriz y fórmulas complejas en múltiples líneas. Solo mostraré un ejemplo muy simple de una fórmula de matriz en Excel que demuestra su capacidad.
Supongamos que tienes 2 columnas de números, la columna A y la B. Y quieres saber cuántas veces la columna B es mayor o igual a la columna A cuando un valor en la columna B es mayor que 0.
Esta tarea requiere comparar dos rangos, y puedes hacerlo utilizando la siguiente fórmula de matriz:
=SUMA((B2:B10>=A2:A10) * (B2:B10>0))
Nota. Para introducir correctamente una fórmula de matriz en Excel, debes presionar Ctrl+Shift+Enter en lugar de la tecla Enter convencional.
Para aprender más sobre las fórmulas de matriz en Excel, consulta los siguientes tutoriales:
Funciones definidas por el usuario en Excel
Aunque Excel tiene cientos de funciones integradas, puede que te enfrentes a un desafío para el cual no existe una función predefinida. En este caso, puedes crear esa función tú mismo… o pedir a alguien que la cree por ti 🙂
Estas funciones personalizadas se llaman Funciones Definidas por el Usuario (UDFs), y son especialmente útiles para cálculos matemáticos o de ingeniería avanzados. Al igual que las macros, las funciones definidas por el usuario se escriben en VBA (Visual Basic para Aplicaciones). Como ejemplo, puedes revisar y descargar funciones personalizadas creadas por nuestro equipo para contar y sumar celdas por color.
Referencias de celdas absolutas, relativas y mixtas en las fórmulas de Excel
Existen 3 tipos de referencias de celdas en Excel: absoluta ($A$1), relativa (A1) y mixta ($A1 o A$1). Las tres referencias mencionadas hacen referencia a la misma celda, y el signo de dólar ($) se utiliza únicamente para una finalidad: indicar a Excel si debe cambiar o no las referencias de celda cuando la fórmula se mueve o copia a otras celdas.
Referencia de celda absoluta ($A$1) – el signo $ antes de las coordenadas de fila y columna hace que la referencia sea estática, permitiéndote copiar una fórmula sin cambiar las referencias.
Referencia de celda relativa (A1) – una referencia de celda sin el signo $ cambia según la posición relativa de las filas y columnas en una hoja de cálculo.
Referencia de celda mixta – puede ser de 2 tipos:
- Columna absoluta y fila relativa ($A1) – el signo $ delante de la letra de la columna bloquea la referencia a la columna especificada, por lo que la columna nunca cambia. La referencia de fila relativa, sin el signo de dólar, cambia dependiendo de la fila a la que se copia la fórmula.
- Columna relativa y fila absoluta (A$1) – la referencia de la fila bloqueada por $ no cambia, mientras que la referencia de la columna sí lo hace.
Para más información sobre las referencias en Excel y más ejemplos de fórmulas, consulta el artículo: ¿Por qué usar $ en las fórmulas de Excel?
Consejos y atajos para ahorrar tiempo con las fórmulas de Excel
Las fórmulas en Excel son una herramienta poderosa y versátil, capaz de resolver una gran variedad de tareas en tus hojas de cálculo. Por supuesto, aprender todos los aspectos de las fórmulas y funciones de Excel puede llevar tiempo, así que es normal sentir que no hay suficientes horas en el día para aprender todo. Una buena manera de encontrar más tiempo es ahorrar tiempo 🙂
- Para alternar entre referencias absolutas, relativas y mixtas en una fórmula, usa la tecla F4.
- Para ver todas las fórmulas en la hoja, haz clic en el botón Mostrar fórmulas en la pestaña Fórmulas > grupo Auditoría de Fórmulas o presiona el atajo Ctrl+~.
- Para editar una fórmula, presiona F2, o haz doble clic en una celda, o haz clic en la barra de fórmulas.
- Para depurar fórmulas en Excel, selecciona una parte de la fórmula y presiona F9. Esto te permitirá ver los valores reales detrás de las referencias de celda.
- Para copiar una fórmula a todas las celdas de una columna, ingresa la fórmula en la primera celda, selecciona esa celda, y coloca el cursor sobre el pequeño cuadro en la esquina inferior derecha hasta que se convierta en una cruz negra (llamada control de relleno). Haz doble clic en esa cruz, y obtendrás la fórmula copiada a lo largo de toda la columna.
- Para convertir fórmulas en valores, selecciona todas las celdas con fórmulas que deseas convertir, presiona Ctrl+C para copiarlas, luego presiona Shift+F10, luego presiona V, y finalmente presiona Enter. Shift + F10 + V es el atajo para la opción Pegado especial – solo valores en Excel. Si no estás seguro de recordar este atajo, simplemente presiona el atajo habitual de pegar Ctrl+V, haz clic en la pequeña flecha a la derecha del botón Pegar para abrir la lista desplegable y selecciona Pegar Valores.
Fórmulas de Microsoft Excel con ejemplos
Excel ofrece fórmulas para casi cualquier cosa, y existen decenas e incluso cientos de funciones diferentes en las versiones modernas de Microsoft Excel. Así que, si te encuentras con una tarea para la cual no puedes encontrar una solución, lo más probable es que te falte una fórmula que pueda hacerlo por ti. Antes de pasar horas realizando cálculos manuales, tómate unos minutos para revisar los siguientes recursos. Es una selección de las fórmulas más populares de Excel, agrupadas por categorías.
Fórmula de porcentaje en Excel
Fórmulas de suma en Excel
Fórmula de conteo en Excel
Fórmula de promedio en Excel
Fórmulas de fecha en Excel
Fórmulas de tiempo en Excel
Fórmulas de búsqueda V en Excel
Fórmulas de formato condicional en Excel
Finalmente hemos llegado al final. Lo que comenzó como un breve tutorial sobre fórmulas de Excel para principiantes se ha convertido casi en un extenso manual, porque hay tantos aspectos diferentes de las fórmulas en Excel que cubrir. ¡Realmente agradezco a todos los que han llegado hasta aquí!