¡Descubre la función FILTER en Google Sheets!
Si solo conoces cómo realizar un filtro básico en Google Sheets, ¡tengo algo emocionante para ti! Vamos a explorar juntos la función FILTER de Google Sheets. Aquí encontrarás una variedad de fórmulas ya preparadas y una herramienta poderosa que complementará enormemente tus capacidades de filtrado.
Funciones de filtro en Google Sheets
Anteriormente, hablamos sobre cómo usar la herramienta estándar para filtrar datos en Google Sheets. Aprendimos a filtrar por valor, condición y color. Sin embargo, hay mucho más en las hojas de cálculo de lo que parece. Así que hoy, te presentaré la función FILTER en Google Sheets.
Entendiendo la sintaxis de la función FILTER
La función FILTER en Google Sheets examina tus datos y devuelve la información que cumple con tus criterios. A diferencia de los filtros estándar, esta función no altera los datos originales. En su lugar, copia las filas que coinciden y las coloca donde tú indiques.
La sintaxis es bastante sencilla, ya que cada argumento es autoexplicativo:
FILTER(rango, condición1, [condición2, ...])
- rango: el conjunto de datos que deseas filtrar. Obligatorio.
- condición1: una columna o fila con los criterios TRUE/FALSE que debe cumplir. Obligatorio.
- condición2, …: otras columnas o filas y/o sus criterios. Opcional.
Nota. Cada condición debe tener el mismo tamaño que el rango.
Nota. Si filtras por múltiples condiciones, todas deben ser para columnas o filas. No se permiten condiciones mixtas en la función FILTER de Google Sheets.
Ahora que tenemos esto claro, veamos cómo estos argumentos forman diferentes fórmulas.
Uso de la función FILTER con texto
Voy a mostrarte ejemplos usando una pequeña tabla de pedidos:
Esta tabla tiene diferentes tipos de datos y solo 15 filas, lo que es ideal para aprender la función FILTER.
Ejemplo 1: Igual a un texto específico
Primero, vamos a pedir a la función que obtenga solo los pedidos que están retrasados. Su estado debe ser exactamente Retrasado. Para esto, ingreso el rango que quiero filtrar — A2:E15 — y luego establezco la condición: la columna E debe ser igual a Retrasado:
=FILTER(A2:E15,E2:E15="Retrasado")
Ejemplo 2: No igual a un texto específico
Ahora, hagamos lo contrario: obtener todos los pedidos menos aquellos que están retrasados. Para ello, utilizaremos un operador de comparación especial (<>) que significa no igual a. La función FILTER de Google Sheets devolverá todas las filas donde el contenido de la columna E no sea Retrasado:
=FILTER(A2:E15,E2:E15<>"Retrasado")
Filtrar por texto que contiene: coincidencias parciales
Ahora vamos a filtrar los datos en Google Sheets por coincidencias parciales. Buscaremos todas las celdas donde el texto contenga solo la parte necesaria. No tiene que ser el contenido completo de las celdas, solo una parte será suficiente.
Normalmente, utilizarías caracteres comodín para esta tarea. Pero al construir fórmulas FILTER en Google Sheets, son las funciones FIND y SEARCH las que funcionan de esta manera.
Además, esto depende si tu búsqueda es sensible a mayúsculas o no. Si lo es, usa FIND. De lo contrario, opta por SEARCH.
En la columna A, los IDs de los pedidos mencionan países al final. Esta próxima fórmula filtrará solo los pedidos enviados desde Canadá (CA):
=FILTER(A2:E15,SEARCH("ca",A2:A15,8))
Usando referencias de celdas en la función FILTER
Cada vez que creas una fórmula de filtro en Google Sheets, necesitas ingresar la condición tal como es. Sin embargo, si utilizas referencias de celdas, puedes simplificar mucho las cosas.
Recordando cómo busqué todos los pedidos retrasados, puedo referirme rápidamente a E4 con el texto Retrasado para hacer lo mismo:
=FILTER(A2:E15,E2:E15=E4)
Filtrar usando fechas y horas en Google Sheets
Para usar la función FILTER con fechas y horas, necesitarás funciones adicionales como DAY, MONTH, YEAR, DATE y TIME.
Ejemplo 1: Filtrar por fecha específica
Busquemos pedidos que deben llegar el 9 de enero de 2020. Para esto, usaremos la función DATE:
=FILTER(A2:E15,C2:C15=DATE(2020,1,9))
Ejemplo 2: Filtrar por mes
Si solo estás interesado en un mes específico, puedes usar las funciones MONTH y YEAR. En mi caso, enero es el mes 1:
=FILTER(A2:E15,MONTH(C2:C15)=1)
Filtrar por color: usando una fórmula personalizada
Seguramente ya estás familiarizado con el uso de colores para organizar mejor tus datos en la hoja de cálculo. Pero, ¿sabías que la función FILTER de Google Sheets también puede procesar colores? Solo que necesita ayuda de otra función personalizada: CELLCOLOR.
Esta función viene incluida en nuestro complemento Function by Color para Google Sheets. Puedes instalarla y probarla gratis ahora mismo para ver cómo funciona la combinación FILTER y CELLCOLOR.
A continuación, voy a filtrar una tabla por color para mostrar solo los pedidos más esperados (los de color púrpura claro):
=FILTER(A2:E15,ArrayFormula(CELLCOLOR(A2:A15,"fill",TRUE)="light purple 3"))
Filtrar por múltiples criterios
Es muy probable que necesites filtrar tus datos en Google Sheets usando múltiples criterios a la vez. Aquí hay algunos ejemplos.
Combinando criterios con AND
Si deseas encontrar filas que caen entre dos números, simplemente duplica el mismo rango cada vez pero con una nueva condición:
=FILTER(A2:E15,B2:B15>=200,B2:B15<350)
Combinando criterios con OR
¿Cómo extraer filas que contengan un registro u otro en una sola columna? Para ello, suma los dos criterios dentro de un mismo argumento:
=FILTER(A2:E15,(E2:E15="A tiempo")+(E2:E15="En camino"))
Filtrar desde otra hoja
¿Cómo filtrar desde otra hoja de Google? Simplemente construye la fórmula donde la necesites, pero incluye el nombre de la hoja cada vez que hagas referencia a la otra hoja:
=FILTER(Orders!A2:E15,Orders!C2:C15=Orders!C15)
Filtrar desde otro archivo de Google: IMPORTRANGE
Para filtrar desde otro archivo de Google, necesitarás usar IMPORTRANGE. Necesitarás el enlace a ese archivo, no solo su nombre. La fórmula se vería así:
=FILTER(IMPORTRANGE("1d5…8ww","Orders!A2:E15"),IMPORTRANGE("1d5…8ww","Orders!E2:E15"&"=Retrasado"))
Solucionando problemas con la función FILTER
A veces, incluso los mejores pueden enfrentar problemas al trabajar con la función FILTER en Google Sheets. A continuación, cubro los errores más comunes y cómo solucionarlos.
Error #REF!
Este error puede indicar dos cosas:
- Referencias de celda inválidas. Asegúrate de que ingresaste todos los rangos y nombres de hojas correctamente.
- IMPORTRANGE no puede acceder al archivo. Asegúrate de conectar la función con el archivo correspondiente.
Error #N/A
Este error aparece si tu fórmula FILTER no pudo encontrar resultados coincidentes. Revisa tu condición cuidadosamente.
Error #VALUE!
Asegúrate de que todos los rangos de condiciones tengan exactamente la misma longitud que el rango que deseas filtrar.
Error #NAME
Si estás filtrando por color y ves este error, asegúrate de tener instalado el complemento Function by Color.
Filtrar sin usar fórmulas
La función FILTER es genial, pero a veces puede ser demasiado complicada. Afortunadamente, existe una solución llamada Filter and Extract Data. Te animo a que la instales y le des una oportunidad.
Esta herramienta busca y extrae coincidencias con tus condiciones de una manera mucho más sencilla que las fórmulas.
Ejemplo de hoja de cálculo con ejemplos de fórmulas
Hazte una copia de la hoja de cálculo para practicar con la función FILTER.