Cómo Guardar Correos de Outlook como PDF: Individuales, Múltiples y con Archivos Adjuntos

Cómo guardar un correo de Outlook como PDF

Aunque la aplicación clásica de Outlook no permite guardar como PDF directamente, hay una opción de «Imprimir a PDF» que facilita la conversión de tus mensajes en este formato. Aquí te explico cómo hacerlo:

1. Abre el mensaje. En la aplicación de Outlook en tu escritorio, abre el correo que deseas convertir a PDF.
2. Accede al menú de impresión. Haz clic en el menú Archivo en la esquina superior izquierda y selecciona Imprimir. También puedes usar el atajo de teclado Ctrl + P.
3. Selecciona la impresora PDF. En el menú desplegable de Impresora, elige Microsoft Print to PDF.
4. Ajusta la configuración (opcional). Antes de imprimir, puedes hacer clic en el botón Opciones de impresión para personalizar la configuración, como qué páginas incluir. Para opciones más avanzadas, como orientación de página y fuentes, ve a Configuración de página.
5. Imprime. Cuando todo esté configurado a tu gusto, haz clic en Imprimir.
6. Guarda como PDF. Aparecerá un cuadro de diálogo donde podrás nombrar tu archivo PDF y elegir la ubicación deseada. Después de hacerlo, haz clic en Guardar.

¡Y listo! Tu correo de Outlook ahora es un archivo PDF. Ve a la carpeta de destino para asegurarte de que todo se haya convertido correctamente. Este proceso simple convierte tus mensajes de Outlook en documentos PDF accesibles, compartibles y seguros.

Cómo guardar un correo como PDF en la nueva aplicación de Outlook y en la web

La nueva aplicación de Outlook y la versión online cuentan con una opción directa de Guardar como PDF, lo que simplifica el proceso de convertir tus mensajes importantes en un formato fácil de leer.

Así es como puedes guardar tu correo en formato PDF en la nueva aplicación de Outlook y en la web:

1. Comienza abriendo el mensaje que deseas convertir.
2. Haz clic en el botón Imprimir en la barra de herramientas superior. Si no lo ves, haz clic en los tres puntos (Más opciones) en la esquina superior derecha y selecciona Imprimir del menú desplegable.
3. Tu mensaje se abrirá en una nueva ventana. En la esquina superior izquierda de esta ventana, haz clic en Imprimir.
4. Aparecerá una ventana de vista previa de impresión. En lugar de enviar el correo a una impresora, selecciona la opción Guardar como PDF o Microsoft Print to PDF. Aquí también puedes ajustar configuraciones como diseño y qué páginas incluir. Para opciones adicionales como tamaño de papel, escala y márgenes, haz clic en Más configuraciones.
5. Una vez que estés satisfecho con la vista previa, haz clic en Guardar.
6. Se te pedirá que elijas dónde almacenar tu archivo PDF. El nombre del archivo se generará automáticamente a partir del asunto de tu correo, pero puedes cambiarlo a lo que prefieras. Selecciona la ubicación y haz clic en Guardar.

Y así de fácil, tu correo ya es un flamante archivo PDF, listo para archivar, compartir o simplemente mantener un rastro digital.

Cómo convertir múltiples correos de Outlook a PDF

Si quieres combinar varios correos en un solo archivo PDF, el proceso es bastante similar al de convertir un solo mensaje, solo que con un pequeño giro al principio.

Aquí tienes un resumen rápido para ayudarte a exportar múltiples correos desde Outlook a PDF:

1. Selecciona todos los mensajes que te interesan. Para hacerlo, haz clic en cada mensaje mientras mantienes presionada la tecla Ctrl, o utiliza la tecla Shift para seleccionar un rango de correos. Para seleccionar todos los mensajes en una carpeta específica, usa el atajo Ctrl + A.
2. Con los correos objetivo resaltados, haz clic en Archivo > Imprimir o presiona Ctrl + P.
3. En el menú de impresión, asegúrate de que Microsoft Print to PDF esté seleccionado, luego haz clic en Imprimir.
4. Elige dónde deseas guardar el resultado.
5. Ponle un nombre a tu nuevo archivo PDF que te ayude a encontrarlo fácilmente y haz clic en Guardar.

¡Y así de fácil, estás listo! Tus mensajes ahora están combinados en un solo archivo PDF.

Cómo convertir correos de Outlook a PDF con archivos adjuntos

Es posible que tus mensajes de Outlook incluyan más que solo el texto principal. En correos de colegas, familiares y amigos, los archivos adjuntos a menudo contienen los verdaderos tesoros. Ya sea un documento de trabajo crucial o un álbum de fotos familiar querido, un archivo adjunto también se puede convertir a PDF junto con el mensaje. Aquí tienes una guía paso a paso para ayudarte:

1. Configura «Imprimir a PDF» como impresora predeterminada. Outlook siempre envía los archivos adjuntos a la impresora predeterminada, así que este paso es clave si deseas que los archivos adjuntos se guarden automáticamente en PDF. Ve a Configuración del sistema > Bluetooth y dispositivos > Impresoras y escáneres, busca Microsoft Print to PDF y haz clic en el botón Establecer como predeterminado.
2. Selecciona los correos objetivo. En tu Outlook, abre el correo con los archivos adjuntos que deseas guardar en PDF. O puedes seleccionar múltiples mensajes de la lista.
3. Accede al menú de impresión. Haz clic en Archivo > Imprimir o usa el atajo Ctrl + P.
4. Selecciona «Imprimir a PDF». En el menú de impresión, asegúrate de que Microsoft Print to PDF esté seleccionado.
5. Habilita la impresión de archivos adjuntos. Haz clic en Opciones de impresión para acceder a más configuraciones. En el cuadro de diálogo que aparece, selecciona la casilla Imprimir archivos adjuntos.
6. Configura ajustes adicionales si es necesario. Siéntete libre de ajustar configuraciones adicionales para que todo quede perfecto.
7. Verifica la vista previa. En este punto, solo puede que se muestre el contenido del mensaje sin los archivos adjuntos. Pero no te preocupes, Outlook te pedirá que abras los archivos adjuntos en el siguiente paso.
8. Guarda el correo como PDF. Cuando se te solicite, elige la carpeta de destino para el archivo PDF resultante y asígnale un nombre.
9. Guarda los archivos adjuntos como PDFs. Algunos tipos de archivos pueden necesitar ser abiertos antes de poder imprimirlos. En tales casos, Outlook mostrará un mensaje pidiéndote que abras o guardes los archivos adjuntos. Elige Abrir (no Guardar, ya que esto guardaría los archivos adjuntos en sus formatos actuales). Luego, elige una ubicación para los archivos adjuntos y nómbralos como desees.

¡Listo! Tu correo y los archivos adjuntos ahora se convertirán en PDFs individuales. Si seleccionaste múltiples mensajes, se combinarán en un solo PDF, con cada archivo adjunto guardado en un PDF separado.

Guardar correos de Outlook como PDF en versiones anteriores

Si tu aplicación es anterior a Outlook 2010 o tu sistema es más antiguo que Windows 10, no tendrás la utilidad directa de Imprimir a PDF. Pero no te preocupes, aún puedes exportar tus mensajes de Outlook a PDFs con un simple truco.